نوشتن یک برنامه زمانی اصولی به شما کمک میکند تا مدیریت درستی در کارگاه آموزشی خود داشته باشید. علاوه بر این اعضای کارگاه آموزشی شما با دانستن برنامۀ دقیق شما برای هر لحظۀ شان، تمایل بیشتری پیدا میکنند تا در کارگاه شما شرکت کنند. ارائه برنامه زمانی به اعضای شرکت کننده درکارگاه موجب میشود تا آنها را از سردرگمی نجات بدهید.
قبل از نوشتن برنامه زمانی مطمئن شوید که میتوانید آنها را در رأس ساعت مقرر انجام دهید. با سخنرانها و مدرسان مربوطه هماهنگ باشید و از حسن انجام کار در آنها اطمینان حاصل کنید.
بعد از اینکه نیاز مخاطب خود را شناسایی کردید و توانستید بهترین شرایط را برای برگزاری یک کارگاه آموزشی فراهم کنید، نوبت به نوشتن یک برنامه زمانی خواهد رسید.نحوه نوشتن برنامه زمانی برای کارگاه آموزشی برنامه کاری هر روز کارگاه را در برگه جداگانه ای قرار بدهید و روز مربوط به هر کدام را در کنار برگه بنویسید.برای مثال: روز اول، روز دوم، روز سوم و عنوان رویداد، تاریخ برگزاری و محل برگزاری آن را در بالای برگه تایپ کنید.اگر رویداد شما اسپانسر دارد نام اسپانسر را نیز در بالای برگه بنویسید.اگر رویداد شما نیاز به پیش ثبت نام دارد حتما مهلت ثبت نام و راه های آن را تایپ کنید.
ثبت نام حضوری
اگر ثبت نام حضوری است آدرس دقیق محل ثبت نام را بنویسید. حالا نوبت اضافه کردن کردن هر جلسه است. زمان دقیق شروع و پایان، محل برگزاری، نام مدرس و عنوان را برای هر جلسه یادداشت کنید
حتما یک زنگ استراحت صبحگاهی برای اعضا در نظر بگیرید. این زمان بهتر است بین 10 تا 15 دقیقه باشد. شاید حاضرین تمایل داشته باشند تا یک فنجان نوشیدنی بنوشند، کمی یه مغزشان استراحت بدهند یا کش و قوسی به بدنشان بدهند.
اگر دو کارگاه همزمان برگزار میشوند حتما عنوان و مدرس و مکان هر دو کارگاه آموزشی را ثبت کنید تا مخاطبان بتوانند خودشان انتخاب کنند که کدام کارگاه را ترجیح میدهند.
بعد از آن زمان ناهار است. اگر غذا آماده است حتما محل سرو آن را در برنامه زمانی یادداشت کنید. (میتوانید اسم غذای هر روز را هم بنویسید.) و در صورتی که تهیه غذا بر عهده شرکت کنندگان در کارگاه است و نیاز است از محل برگزاری کارگاه خارج شوند حتما زمان لازم برای تهیه غذا را در نظر بگیرید. بسته به سرو شدن غذا زمان لازم برای ناهار حدود 1 ساعت یا 1.5 ساعت خواهد بود.میتوانید ساعت کارگاه بعد از ناهار را به صورتی که در ابتدا گفته شد تایپ کنید. اما بهتر است بدانید که معمولا 5 دقیقه تاخیر بعد از زمان ناهار در بین اعضای شرکت کننده قابل پیش بینی است.
شما به یک زمان استراحت در بعد از ظهر نیز نیاز خواهید داشت. این زمان معمولا دو ساعت بعد از شروع جلسه تنظیم می شود. برای هر روز کارگاهتان همین روال را در نظر بگیرید. برگه آماده شده را پرینت بگیرید و به هر شرکت کننده در کارگاه آموزشی تحویل دهید.
این مطلب را نیز بخوانید: درمان لرزش صدا هنگام سخنرانی
چند نکته مهم درباره برنامه زمانی کارگاه آموزشی
اگر نوشتن برنامۀ زمانی برای شما دشوار است در ابتدا خود را درگیر جزئیات نکنید. فقط دو فاکتور را در نظر بگیرید. عنوان و زمان! سپس مرحله به مرحله مواردی که در بالا گفته شد را به آن اضافه کنید. همچنین می توانید برای هر جلسه یک الی دو خط توضیح از آنچه که در کلاس بیان خواهد شد بنویسید.
سعی کنید در هنگام نوشتن برنامه زمانی واقع نگر باشید. یک جلسه را با مطالب سنگین بیش از حد فشرده نکنید و یا زمان زیادی برای یک مطلب ساده و کوتاه در نظر نگیرید.مطالب آموزشی کارگاه از سطوح متفاوت آسانی و دشواری برخوردار است؟ پس سعی کنید جلساتی را که مطالب سنگین تری دارند در انتهای روز قرار ندهید. چرا که مخاطب در انتهای روز بازدهی بسیار کمتری دارد.
در حقیقت نوشتن برنامه زمانی یک وظیفه مدیریتی محسوب می شود و اگر برنامه زمانی به درستی نوشته شود شما نقشه راه روشنی برای برگزاری کارگاه در اختیار خواهید داشت.اهمیت برنامه زمانی در برگزاری یک کارگاه آموزشی موفق بسیار بالا میباشد. یک چهارچوب خوب برای یک کارگاه موجب نشاط و چابکیِ اعضای کارگاه آموزشی می شود. یا درست در نقطه مقابل آن عدم استفاده از یک برنامه زمانی اصولی باعث گیج شدن شرکت کنندگان و در نهایت گم شدن مهم ترین مسائل در هجمه ای از اطلاعات می شود.
